INTRODUCTION AU LOGICIEL

Clients • Fournisseurs • Projets • Feuilles de temps • Facturation

GRC : une approche qui permet la coordination entre les ventes, le service à la clientèle, le soutien, les membres de l’équipe technique et les fonctions d’interaction avec les contacts (clients, distributeurs, fournisseurs, employés…)

ProLys repose sur une base de données de type SQL-Serveur
Langage de programmation : Delphi

Licence ProLys de base

ProLys, c’est d’abord une base de données centralisée qui contient tous les contacts de votre organisation (clients, clients potentiels, fournisseurs, partenaires d’affaires, employés…)

  • un minimum d’informations vous permet de retrouver un contact (par nom, prénom, compagnie, téléphone, code postal, ville, nom de rue…)
  • création de liens entre fiches clients (employé de, membre du CA de, compétiteur de…)
  • envoi de courriels direct (c’est votre carnet d’adresses électroniques)
  • intégration Internet : Google map, Canada 411… (évitez les « copier-coller »)
  • publipostage : champs de fusion intégrés avec Word (contrats, lettres, étiquettes…)
  • production de bilans et rapports de tous genres
  • classement : un dossier par contact (conservez photos, courriels, contrats…)

Cette licence vous permet de gérer tous les échanges de communication et les suivis effectués. ProLys devient votre agenda et celui de votre équipe. C’est lui qui vous rappellera avec qui, quand, comment, et pourquoi vous devez faire un suivi.

Étant donné que toute trace de suivi est conservée en historique et que toute l’équipe peut y avoir accès, il est presque impossible d’oublier même s’il est question de changement de personnel.

FONCTIONNALITÉS

Utilisateurs simultanés et gestion de la sécurité et des accès par utilisateur.

Le module projets permet de créer des projets liés ou non aux fiches clients.

Un projet peut être :

  • en proposition (proposition pouvant être envoyée rapidement par courriel en format PDF)
  • en réalisation (proposition acceptée)
  • complété
  • annulé

Des « caractéristiques projets » entièrement personnalisables vous permettent de suivre l’évolution des projets créés.

Ex. : offre de service envoyée le, date de livraison prévue pour, paiement reçu le…

Vous pouvez aussi créer des tâches de suivi de projets qui se retrouvent dans le même agenda que les tâches de suivi clients. De cette façon, vous n’avez qu’un seul agenda à consulter.

Ce module permet de produire différents rapports et de faire des statistiques sur les ventes de produits et services. Il peut être jumelé aux modules « feuilles de temps » et « facturation » pour lier le temps de travail des employés à un projet et pour convertir une proposition en facture.

Le module feuilles de temps peut être jumelé au module projet. Si vous détenez ce module avec la licence de base seulement, tous les employés pourront remplir leurs feuilles de temps et lier, s’il y a lieu, certaines tâches à une fiche client. Si vous avez aussi le module projets, les employés pourront lier des projets à leurs feuilles de temps et ainsi garder un historique dans les projets touchés.

Dans une feuille de temps :

  • Choisissez le type d’opération effectué (préalablement configuré)
  • Liez ou non l’opération à un client et/ou à un projet
  • Calcul automatique (heure de début, heure de fin)
  • Compte de dépenses intégré (types de dépense préalablement configurés)
  • Voyez le sommaire des dépenses par type, le sommaire des heures par opération, le sommaire des heures par jour et le sommaire des heures par projet

Le module feuilles de temps vous permet de produire rapidement des analyses sur les opérations, les dépenses, les heures planifiées, les heures réelles…

Le module facturation peut être utilisé avec le module projets. S’il est utilisé sans le module projets, vous créez des factures directes (sans proposition) selon la liste de vos produits. L’historique de facturation est conservé dans la fiche du client.

Si vous utilisez le module facturation combiné au module projets, vous pouvez transformer vos propositions en factures. L’historique de facturation est alors conservé dans la fiche du client et dans le projet.

La licence de base ProLys liée au module facturation produira un rapport administratif à remettre à la comptabilité pour retranscription manuelle.

En utilisant le module intégration comptable, vous transmettez électroniquement les factures dans le logiciel comptable. Il évite la retranscription manuelle des items facturés. ProLys produit le document « facture » (qui est envoyé au client) et le module intégration comptable transmet l’information dans le logiciel comptable. Si les informations d’un client sont différentes ou inexistantes dans le logiciel de comptabilité, elles seront mises à jour ou ajoutées automatiquement.

Faites l’envoi massif de courriels personnalisés avec le service PubliCourriel.

Le service Publicourriel vous permet de créer vos infolettres, annonces d’activités à venir, bulletins mensuels ou toutes communications destinées à un vaste public en vous adressant à chacun de façon personnalisée.