INTRODUCTION AU LOGICIEL

ProLoc est conçu pour effectuer la gestion complète de vos locations pour tous les types de plateaux (salles, terrains de loisir, arénas, amphithéâtres, piscines...) Il s’intègre facilement à votre environnement et ne demande que très peu d’effort pour sa mise en place. La présentation graphique des informations constitue un avantage nettement supérieur aux autres produits sur le marché.

ProLoc repose sur une base de données de type SQL-Serveur
Langage de programmation : Delphi

Licence ProLoc de base

La licence ProLoc de base est spécialement conçue pour gérer les horaires de plateaux sportifs et culturels. Les grilles horaires sont dynamiques et peuvent être créées par les utilisateurs en quantité illimitée. Vous trouverez pratique et facile d’ajouter et/ou de modifier des réservations directement à partir de ces grilles horaires.

ProLoc vous permet une personnalisation complète de la base de données en vous laissant libre choix d’ajouter vos propres champs afin de documenter les fiches selon vos besoins précis.

La version ProLoc de base permet de gérer et de produire facilement les :

  • Contrats de réservations répétitives, occasionnelles et à confirmer
  • Instructions de montage
  • Conflits d’horaires
  • Grilles tarifaires
  • Suivis auprès des clients, des bénévoles, des employés…
  • Publipostage
  • Rapports et statistiques divers
  • Historiques détaillés des réservations

FONCTIONNALITÉS

La licence Clients - CRM vous permet une personnalisation complète de la base de données en vous laissant libre choix d’ajouter vos propres champs afin de documenter les fiches clients selon vos besoins précis.

Le gestionnaire de tâches (CRM) intégré vous permet d'améliorer et centraliser le suivi des dossiers clients, ainsi que les tâches générales du personnel de l’organisation.

La licence inscriptions est spécialisée pour gérer votre programmation et les participants :

  • Cours et activités (groupes d’âge, participation minimum et maximum, etc.)
  • Inscriptions des participants
  • Listes de présences
  • Listes d’attente
  • Reçus
  • Publipostage
  • Rapports et statistiques divers
  • Historiques détaillés des inscriptions

La licence plateaux est spécialement conçue pour gérer les horaires de plateaux sportifs et culturels. Les grilles horaires sont dynamiques et peuvent être créées par les utilisateurs. Vous trouverez pratique et facile d’ajouter et/ou de modifier des réservations directement à partir de ces grilles horaires.

Vous pouvez gérer et produire facilement :

  • contrats de réservations répétitives, occasionnelles et à confirmer
  • instructions de montage
  • conflits d’horaires
  • grilles tarifaires
  • suivis auprès des clients, bénévoles, employés
  • publipostage
  • rapports et statistiques divers
  • historiques détaillés des réservations

Utilisateurs simultanés et gestion de la sécurité et des accès par utilisateur.

Ce module vous permet de gérer l’ensemble de la facturation liée à vos activités. Vous pouvez créer des factures manuellement ou automatiquement selon les options que vous aurez choisies dans ProLoc. Il vous sera aussi possible de gérer les encaissements de même que les dépôts.

Avec le module facturation vous pouvez produire un rapport administratif qui doit être remis à la comptabilité pour retranscription manuelle des données.

Le module intégration comptable en combinaison avec le module facturation permet de transmettre automatiquement l’information transactionnelle vers le logiciel comptable.

Ajoutez ce module à la licence inscriptions afin de produire les relevés 24. Il permet aussi de générer les documents XML pour le gouvernement.

Le module équipements permet de gérer l’inventaire des équipements réservés pour un temps donné ainsi que les retours prévus.

Comme les prêts de matériel sont directement liés aux réservations des clients, il est facile de donner une réponse immédiate à une demande de location d’un item en particulier pour une journée précise.

Ce module est conçu pour faire une gestion rigoureuse de vos clés. Il permet de savoir qui a emprunté quelle(s) clé(s), la période et le motif du prêt.

  • contrats de prêts de clés avec possibilité de dépôt
  • dates de prêts et de retours prévus
  • statut des retours (« Perdue », « Brisée », etc.)
  • publipostage
  • rapports et statistiques divers
  • historiques détaillés des prêts de clés

Ce module devient l’agenda du responsable des réparations et de la maintenance des différents équipements, plateaux et bâtiments. Il permet la planification de toutes les tâches (hebdomadaires, mensuelles, annuelles) qui y sont directement reliées.

Exemple 1 : pour la « piscine extérieure 1 », vous pourriez planifier l’ouverture, l’entretien complet hebdomadaire pour toute la période estivale ainsi que la fermeture à l’automne.

Exemple 2 : pour le bâtiment « XYZ », vous pourriez conserver l’historique de la date de réparation du toit, la prévision des inspections ainsi que de tout entretien ou réparations à effectuer 10 ans plus tard.

Le module inscriptions en ligne permet de publier votre programmation sur votre site internet. Les gens peuvent s’inscrire en ligne et même payer leur frais d’inscriptions si vous acceptez de recevoir des paiements électroniques.

Ce module est totalement intégré à ProLoc et toutes les informations (participants et transactions) seront importées. En ce qui concerne le traitement des paiements, Logilys et Paiements Optimal ont conclu une entente de partenariat pour rendre accessible le traitement des transactions électroniques. Consultez-nous pour plus de détails et pour profiter d’une tarification concurrentielle.

Exemples d’activités :

  • activités sportives
  • camps de jour
  • conférences
  • cours divers

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Avec ce module, vous affichez l’horaire de la journée sur un écran dédié à l’entrée de l’établissement; comme par exemple, les écrans des aéroports sur lesquels défilent les horaires des différents vols de la journée.

Cet écran étant directement relié à la base de données ProLoc, tout changement effectué se transmet instantanément pour afficher le planning réel.

Il est aussi possible d’insérer des publicités (commanditaires) qui s’afficheront selon des paramètres préalablement configurés.

Si vous désirez publier l’horaire de certains plateaux sur votre site Internet, ce module offre deux possibilités :

  1. Rendre toutes ou certaines grilles horaires visibles sur le Web : vous pouvez rendre disponible l’horaire d’un ou plusieurs plateaux selon la période de temps désirée (un jour, une semaine, un mois). Il est possible de permettre la visualisation d’une ou de plusieurs grilles horaires et de bloquer les autres (ex.: seulement la grille de la glace de l’aréna X).
  2. Permettre aux gens de consulter les disponibilités sur le Web : vous pouvez donner la possibilité aux gens d’inscrire les dates et les heures pour lesquelles ils veulent connaître les disponibilités d’un type de plateau. L’usager pourra par exemple choisir une ou des journées ainsi que des heures spécifiques pour un plateau et ne verra que les possibilités de location.

Dans les deux cas, tout changement effectué dans la base de données ProLoc se transmet immédiatement sur le Web.

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